Política de tratamiento de datos personales

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen o complementen, GRUPO EMPRESARIAL LUZ IPS SAS, que opera bajo la marca Óptica Luz, adopta la presente política para el tratamiento de los datos personales de sus clientes, pacientes, proveedores, aspirantes y colaboradores.

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: GRUPO EMPRESARIAL LUZ IPS SAS (Óptica Luz)
• NIT: 900.430.055-4
• Domicilio: Calle 30 # 4-12, Montería, Córdoba, Colombia
• Canales de atención: WhatsApp +57 300 804 5656, el formulario de PQRSDF y cualquiera de nuestros puntos de experiencia

2. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para que sus datos sean tratados.
• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los relativos a la salud.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento. Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.

3. Principios

Aplicamos los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

4. Datos que tratamos

• Identificación y contacto: nombre, tipo y número de documento, teléfono, correo electrónico, dirección y ciudad.
• Datos de salud visual: historia clínica, fórmula óptica, resultados de exámenes de optometría y ortóptica, y medidas biométricas necesarias para fabricar y adaptar lentes.
• Datos comerciales: compras, facturas, garantías y solicitudes de PQRSDF.
• Datos laborales: hojas de vida y soportes de los aspirantes que se postulan a nuestras vacantes.

5. Finalidades

Tratamos los datos personales para:

1. Prestar servicios de optometría, contactología, ortóptica, laboratorio oftálmico y demás servicios de salud visual, y llevar la historia clínica conforme a la Resolución 1995 de 1999 y normas que la modifiquen.
2. Vender, fabricar, entregar y hacer seguimiento de gafas, lentes y demás productos, y tramitar garantías.
3. Agendar citas, enviar recordatorios y responder solicitudes hechas por WhatsApp, teléfono, correo o en nuestros puntos de experiencia.
4. Atender peticiones, quejas, reclamos y cancelaciones.
5. Facturar, llevar la contabilidad y cumplir obligaciones legales, tributarias y ante autoridades de salud.
6. Enviar información comercial, promociones y novedades, únicamente cuando el titular lo haya autorizado. El titular puede retirar esta autorización en cualquier momento.
7. Realizar encuestas de satisfacción y mejorar nuestros servicios.
8. Adelantar procesos de selección de personal con las hojas de vida recibidas.
9. Gestionar la relación con proveedores y aliados comerciales.

6. Datos sensibles y de salud

Los datos de salud son datos sensibles. Solo los tratamos con autorización explícita del titular y para las finalidades de atención en salud visual descritas. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, aunque sin ellos no es posible prestar el servicio de salud. La historia clínica es reservada: solo pueden conocerla el titular, el equipo de salud que lo atiende, las autoridades judiciales y de salud en los casos previstos por la ley y las demás personas que la ley determine.

7. Datos de niñas, niños y adolescentes

Tratamos datos de menores de edad solo cuando es necesario para atender su salud visual, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales. La autorización la otorga su representante legal, y se tiene en cuenta la opinión del menor según su madurez.

8. Derechos de los titulares

Como titular puedes:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgaste, salvo los casos en que la ley no la exige.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante Óptica Luz.
• Revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La supresión no procede cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos, como ocurre con la historia clínica.
• Acceder gratuitamente a tus datos personales.

9. Autorización

Solicitamos la autorización del titular a más tardar al momento de recolectar sus datos, por escrito, de forma verbal, mediante formularios físicos o electrónicos, o por conductas inequívocas que permitan concluir que la otorgó. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como las urgencias médicas o sanitarias y los requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones.

10. Consultas y reclamos

El titular, sus causahabientes o representantes pueden presentar consultas y reclamos por los canales indicados en el numeral 1, identificándose y describiendo su solicitud.

• Consultas: se responden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible responder en ese plazo, informaremos el motivo y responderemos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): deben incluir la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de respuesta y los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo está incompleto, pediremos subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin que se complete, se entenderá desistido. Los reclamos se responden en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables hasta por ocho (8) días hábiles más informando el motivo.

11. Seguridad de la información

Adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

12. Transferencia y transmisión

Podemos compartir datos con encargados que nos prestan servicios, como laboratorios, proveedores tecnológicos o de mensajería, quienes deben tratarlos solo según nuestras instrucciones y esta política. No vendemos datos personales. Cualquier transferencia internacional se hará conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

13. Vigencia

Esta política rige desde el 23 de septiembre de 2026. Las bases de datos se conservarán mientras sea necesario para cumplir las finalidades descritas y los plazos legales aplicables; la historia clínica se conserva por el tiempo que exige la normativa de salud. Cualquier cambio sustancial se publicará en esta página.